Guía para registrar un vehículo de empresa
Dar de alta un vehículo de empresa es un paso fundamental para cualquier negocio que dependa de coches, furgonetas o flotas completas para su operativa diaria.
Ya sea para trasladar mercancías, ofrecer servicios a clientes o facilitar la movilidad de los empleados, la correcta matriculación y gestión administrativa del vehículo evita sanciones y garantiza que todo esté en regla ante la Administración.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el proceso, los documentos necesarios y las particularidades de registrar un coche a nombre de una persona jurídica.
Pasos para dar de alta un vehículo de empresa
Cuando una sociedad adquiere un coche u otro medio de transporte para su actividad, es imprescindible que quede inscrito oficialmente a nombre de la persona jurídica en el Registro de Vehículos de la DGT.
Este proceso abarca la matriculación, el pago de los impuestos obligatorios y la presentación de la documentación que acredite tanto la titularidad de la empresa como la legalidad de la operación.
1.Matriculación
El primer paso para dar de alta un vehículo de empresa es matricularlo.
Si se ha adquirido un vehículo nuevo, basta con presentar la factura de compra, la ficha técnica y los documentos de la empresa, como el CIF y el poder de representación del responsable.
En el caso de vehículos importados o de segunda mano, el trámite requiere documentación adicional.
Para los vehículos importados, se necesita el certificado de conformidad (COC), que indica que el coche cumple con la normativa española, o su traducción oficial en caso de que este documento esté en otro idioma. La declaración de importación (DUA) y la ITV inicial de importación. Además, es necesario haber gestionado el pago del impuesto de matriculación, que es un requisito previo para poder obtener la matrícula española definitiva.
Para los vehículos de segunda mano, se deben aportar el contrato de compraventa o factura, el permiso de circulación anterior, la ITV vigente y, opcionalmente, un certificado que acredite que el coche no tiene cargas, embargos ni restricciones.
2.Pago del IVTM
El impuesto de circulación es obligatorio para todos los vehículos que circulen por la vía pública. En el caso de un vehículo de empresa, este impuesto debe abonarse en el ayuntamiento correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad.
¿Cuál es la documentación necesaria para registrar un vehículo de empresa?
Antes de iniciar el proceso de matriculación, es recomendable tener a mano los siguientes documentos y datos para agilizar el trámite:
- CIF de la sociedad.
- Escrituras de constitución o documento que acredite la existencia de la entidad.
- Poder de representación y DNI del representante legal.
- Factura o contrato de adquisición del vehículo.
- Ficha técnica del vehículo.
Particularidades de los vehículos a nombre de una persona jurídica
A diferencia de un vehículo particular, un vehículo de empresa debe estar vinculado a una persona jurídica, lo que implica que cualquier trámite posterior (transferencias, bajas, cambios de titularidad o modificaciones de datos) se realizará siempre en nombre de la sociedad. Además, la factura de compra del vehículo y el seguro deben ir a nombre de la persona jurídica.
Por último, en el caso de leasing o renting será necesario aportar el contrato.
Estas particularidades requieren una correcta gestión documental para evitar incidencias con Hacienda, la DGT o las aseguradoras.
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